第一章 总则
第一条 为进一步做好公文管理，不断提高公文处理工作的效率，根据有关《公文处理办法》，结合科工院工作实际，特制定本办法。
第二条 以科工院名义发出的公文，是科工院在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
第三条 公文处理是指公文的办理、处理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文管理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。在公文管理中必须严格执行国家保密法律法规，确保国家秘密的安全。
第四条 各部门负责人要高度重视公文管理工作，严格遵守本办法并加强对本部门公文管理工作的领导和检查。
第二章 收文处理
第五条 科研管理中心综合办（以下简称综合办）受理的公文范围是：国家有关部委，省委、省政府及其部门，哈工大及所属院、系、所等部门主送和抄送科工院的公文。
第六条 文件均由科研管理中心综合办工作人员（以下简称工作人员）统一签收、拆封、分发和处理（个人亲收件除外）。
第七条 接收公文时，工作人员要认真核对来文单位、件数、时限要求和密封情况，确认无误后方可签收，注明签收人和签收日期。签收绝密件时，应登记公文序号。
第八条 传递文件要迅速、准确、安全，严格执行登记、签收手续。凡属上级部门交办的公文，领导同志批示办理的公文，学校各部门会签和征求意见的公文，需盖“急件”章，标明办结时限。
第九条 收到各院系上报需要办理的公文，工作人员应进行审核。审核的重点是：来文是否属我院受理公文的范围，是否符合行文规定，文种使用、公文格式是否规范。
第十条 经审核，对符合规定的公文由综合办及时送院领导批阅后，先应及时返交工作人员，不要横传（即领导批阅后不要直接转交相关部门），由工作人员登记后分送有关部门。
第十一条 上级下发的重要文件；领导作出重要批示的文件；有关组织、人事管理方面的重要文件；当前比较突出的重点、热点工作的有关重要文件，原则上均由工研院主要领导阅批。
第十二条 上级部门编发的公报、简报、信息等，原则上由院领导传阅，涉及业务性较强的请有关部门传阅；其他部门对口编发的业务性比较强的信息简报类，原则上由院主要领导、主管领导及有关部门传阅。
第十三条 文件传阅原则上按照院领导的排序，依次送委领导传阅，工作人员要每周核对一次，该催办的催办，该收回的收回。
第十四条 院领导批示后送部门的文件，工作人员要及时登记并转承办部门，涉及协办部门时间要求紧迫的，工作人员将复印转协办部门按时限催办责任部门反馈。
第十五条 在上级领导同志批示件传办过程中，如遇主要领导出差、出访或其他原因不能批阅时，由综合办请示后，注明事由，先转下一位院领导或传阅单位，传阅单位阅后应及时将办件退回综合办再转院主要领导阅批。
第三章 发文办理
第十六条 以科研院名义制发的公文，由综合办统一审核、登记编号、确定份数、用印、存档2份，承办部门存档一份。
第十七条 要求印发的文件，必须由分管领导审阅，主要领导批示签发后，方可交综合办按程序发文。
第十八条 以科工院名义或由科工院起草、以哈工大名义向国家、省以及有关部门上报的请示、报告、汇报等；以科工院名义上报下发的工作计划、总结、汇报、规章制度等；以科工院名义上报下发的有关人事、资金方面的有关文件；以科工院名义上报和编发的重要简报、信息，原则上由院主管领导审阅把关，院主要领导审批签发。
第十九条 拟文部门必须用科工院专用的发文用纸，逐项填写有关事项，拟稿人、拟文部门负责人签字，交办公室，由综合办负责人核稿，然后由院主管主任审阅或审批，需报院主要领导审批的，由院主要领导审批签发。
第二十条 各部门以科工院名义上报下发的文件由综合办负责规范文件格式，由起草人认真校对，确定无误后，方可印刷。拟文部门对文件的内容事项负全部责任。文件印刷后，由综合办盖章上报，下发。
第二十一条各直属部门不能擅自以科工院名义行文，如确因工作需要行文的，可以本部门正式文件报综合办，经主管领导同意后，方可行文。
第二十二条 各承办部门需要制发的规范性文件，需经院长办公会议讨论通过后，由主管领导审批、综合办审核，报院主主要领导审批后下发、备案。
第二十三条，文件要求语法规范，标点正确，字迹工整清晰。
第二十四条 起草文件应正确使用文种，要一文一事，不得一文多事。
第二十五条 其它行文中的技术性问题，由综合办掌握。在行文过程中，不按规定履行程序的，综合办有权纠正。
第二十六条 发文字号。哈工大科工院文件，编哈工大科工院呈或发、函字[×××× ] ×××号。公文的编号，每年重新排序。
第二十七条 文件适用范围。向上级报送的请示、报告，发布国家有关部委、省政府规章和规范性文件，向学校各部门印发带有普遍指导意义的通报、通知、批复、意见，向院内各部门，安排有关工作、部署有关调研、开展有关活动、发布有关工作制度，下发有关政务、事务的通知等。
第四章 公文催办
第二十八条 公文催办分上级公文和院内公文催办两种，由综合办专人负责。
第二十九条 上级公文催办包括上级部门及领导交办的公文，领导同志批示办理的公文。院内公文催办包括领导班子研究决定的工作事项领导的批示、领导临时交办的工作以及其它需要催办的事项。
第三十条 承办单位收到需要办理的公文后，应及时办理，不得延误、推诿，综合办负责认真履行催办、督办职责，做好经常性的催办、督办工作。
第三十一条 限时办理的公文办理完毕后，主办部门要在限时内将办结情况告综合办，综合办负责备案。
第三十二条 未能按时办结的上级领导同志批示办理的公文和上级交办的公文，主办部门应及时向上级部门作出解释，并报综合办。
第三十三 公文办理时限要求：
（一）上级领导同志批示的公文，五日内回复，有具体时限要求的，按时限要求回复。
（二）会签文件、协办部门在五日内会签完毕，超时需提前与主办部门协商。
第五章 公文管理
第三十四条 公文由综合办统一收发、审核、用印、归档和销毁。
第三十五条 上级机关的公文，除密级和注明不准翻印的以外，经院领导批准，可以翻印。
第三十六条 院内各部门要保管好自己的文件，严防丢失。
第三十七条 不具备归档和保存价值的公文，经过鉴定，并经综合办负责人批准，可以销毁。
第三十八条 秘密公文必须交有关部门统一登记，上缴校保密办销毁。
第三十九条 工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第六章 公文用印
第四十条 院文件，包括联合行文、上行文、平行文及下行文盖院印章。
第七章 公文归档
第四十一条 公文办理完毕后，各单位应当根据《中华人民共和国档案法》进行整理（立卷）、归档，并于次年3月底以前移交综合办统一管理。个人不得保存应归档的公文。
第四十二条 归档范围内公文，按《中华人民共和国档案法》确定保管期限。
第四十三条 本办法由科研生产管理中心负责解释。
为认真执行《档案法》，做好科工院的档案管理工作，特制定本制度。
一、档案立卷归档制度
1、科工院档案由各部门设专人按照归档范围和要求，进行系统整理、科学分类，卷别、标题要准确，便于利用。
2、按照保管期限的规定，正确区分文件价值，准确划分文件的管理期限，分别立卷。
3、科工院各部门在职能活动中，办理完备、具有查考和作为依据作用的材料（决议、决定、会议记录、大事记、统计报表、工作计划、工作总结、人事任免、奖惩、机构设置、录音、录像、照片等）都要收集齐全，及时立卷归档。
4、各部门将归档的文件，于第二年的第一季度内将档案材料移交综合办。
5、临时机构和被撤销的单位，要将形成的全部档案材料，及时移交综合办。
6、综合办在每年第一季度内将上年度的全部档案材料装订成册，编制目录，存入档案室。
7、各所属部门除将按规定存档的文件上缴综合办之外，自行编号、存档的文件，也要参照本制度归档的范围和要求，设专人系统整理、立卷归档，综合办在年中和年末进行检查。
二、档案保管制度
1、院机关的档案由综合办存入档案室统一管理。
2、综合办要严格履行档案借阅制度、安全保密制度及保管、销毁制度。
3、综合办要有完整的检索工具。
4、综合办要定期检查档案的保管情况，及时移交、销毁、修补、复印。
5、保证档案室安全，做好防火、防盗、防虫、防鼠、防光、防潮工作。
三、档案利用制度
1、档案必须设专人、专柜管理，管理人员必须经常进行保密管理和保护技术知识学习，不断提高档案管理水平。
2、档案工作人员要严守党和国家的保密规定，不该说的机密绝对不说，不在私人通讯和谈话中涉及机密，不携带档案资料探亲访友和出入公共场所。
3、凡需要查阅档案者，必须持本人所在部门介绍信，说明利用者的身份和利用档案的目的与范围，经主管领导批准后，方可提供有关档案。
4、 档案一般不得外借。确因工作需要，须经主管领导批准后，方可限期借阅，但不得超越范围，私自摘录、转借或复制。
5、利用者应按规定办理利用手续，并填写档案查、借阅登记薄，否则档案管理人员有权拒绝提供。
6、实行科学管理，每年要及时将本部门的各种材料整理归档。
四、档案销毁制度
1、按照档案保管期限规定，对档案进行鉴别、销毁。
2、凡准备销毁的档案，要由综合办进行鉴定、登记造册，经主管领导审查、批准后，方能销毁。
3、对应销毁的档案，必须编制销毁清册，销毁清册归档保存。
4、销毁档案时，要派两人到指定销毁站负责监销，监销人员要在销毁清册上签字，并将销毁情况向有关领导汇报。
五、档案安全防护、保密制度
1、委档案室必须设在安全的地方，有防盗设施。
2、档案室的各类档案，主要供本机关利用，不对社会开放。
3、认真执行党和国家的保密规定，严格掌握档案密级，绝密档案专柜保管。
4、机密文件档案不得翻印和扩大阅读范围，需要时须经领导批准。
5、要严格执行查阅制度，不准将档案带出档案室，严禁无关人员进入档案库房。
6、要定期进行保密检查，确保安全。
六、档案借阅制度
1、借阅档案要履行登记手续，外单位查阅档案时，需持单位介绍信，并经主管领导批准。
2、阅卷须在档案室内查阅，遇特殊情况，须经主管领导批准。
3、查阅有关会议记录时，须由档案管理员按查阅人员写出的提纲进行查阅，查阅人员不得随意翻阅案卷。
4、必须爱护档案，查阅时不准涂改、拆卷、损坏、加批、划杠，保证案卷完整和整洁。
本制度自2009年4月1日起执行，由综合办负责解释。
为了加强科工院的印信管理，确保工作的顺利开展，特制定本制度。
一、印信的种类和用途
1、科工院印章，用于以科工院名义印发的各种公文、信函、会议通知、请柬、介绍信、证明及办理银行建户等；
2、科工院印模，用于印制科工院文件；
3、介绍信用于以科研院名义派出人员向上级机关或有关部门请示、汇报、联系工作，赴外地出差、开会、参观学习、工作联系等。
二、印章的制作
科工院印章由综合办负责向学校办公室提出刻章申请，并持校办出具的介绍信到公安部门备案后，到指定部门刻制。
三、使用管理
（一）使用科工院印章和介绍信。
1、以科工院名义上报、下发的公文、信函、证明材料等，由承办部门申请，经院领导审签后，由综合办核稿无误，工作人员登记后方可用印。
2、对外联络、参加会议、外出学习，凭会议学习通知，经院领导审批，工作人员登记后予以出信、用印。
3、出具证明材料或因工作所需印件，由承办人（承办单位部门）申请，经院主要领导审批，工作人员登记后方可用印。
4、其它方面的用印、用信，重要事项需经综合办负责人核签，院主要领导审批；一般事项需经综合办负责人核签，主管院长审批，工作人员登记后方可出信、用印。
（二）各部门的印章设专人管理，严格按规定范围使用，部门或处室撤销后，撤销部门的印章一律交综合办统一销毁处理；各部门介绍信自行编号、设专人管理，严格按规定范围使用，作废介绍信一律交综合办统一处理。
（三）到外地出差严禁开盖章的空白信，凡不符合用印、用信手续的综合办有权不予办理。
（四）印章不可带到综合办以外的地方使用，必须带出使用时，需经有关领导批准，并实行双人管理制度。
（五）发现印、信丢失，要及时向有关领导汇报，并向公安机关备案，以免造成不应有的损失。
本制度由综合办负责解释。
为了进一步加强和规范院内财务管理工作，特制定本办法。
一、管理原则
1、坚持预算管理和申报审批制度相结合。
2、坚持统筹兼顾，量力而行，确保收支平衡。
3、坚持开源节流，厉行节约，努力提高资金使用效率。
4、坚持财务公开，接受全院人员的监督。
5、坚持专款专用，逐项审核审批。
二、管理职责
1、科工院主要领导主管财务工作，实行财务一支笔审批，负责行使日常财务工作的管理和审批权。
2、综合办人员应严格执行会计法和有关财务工作的法律法规，建立健全财务制度及岗位责任制，严格审核审批制度，认真接受财政审计部门的监督检查。
3、具体财务人员负责编制财务预算，统筹安排，节约使用各项资金，按时完成拨入、支出经费核算及审核工作，按照及时、准确、完整、规范的要求，做到日清月结。
4、综合办负责于每月第一周，向院领导汇报上月财务结算情况及下月财务安排计划；
5、综合办责成财务人员负责对所属各部门的经济活动进行管理和监督,及时完成上级财政部门布置的各项任务。
三、管理内容
（一）物资设备
1、物资设备是正常工作的物质基础，包括固定资产和低值易耗品两部份，固定资产包括专用设备，计算机、打印机、交通运输工作、办公用具、纸张、图书资料及会议室内的设置、劳保用品等。
2、物资用品的采购，要采取办公人员提计划，院长审批，由综合办集中采购的原则。采购时要按所需的质量、数量及品种进行采购，做到既保证供应，又不积压。同时，要尽量选择物美价廉经济耐用的物品，尽量减少经费开支。采购工作要认真执行学校财务制度，严格财务结算手续，做到单据、帐目、手续清楚。对于购买的大型仪器设备，要及时办理固定资产登记，并且落实到人头，防止丢失、损坏。
（二）差旅费
1、严格控制出差次数、人数，凡因公出差者须填报出差申请单，并附上级有关部门的会议通知，经主管院长审核后执行。
2、严格按照《哈工大工作人员差旅费开支规定》执行。出差借款原则上按实际需要的70%公款借付，北京以内（含北京）每人每次5000元，北京以外每人每次8000元。差后必须在一周内结清帐目。
3、公出人员仅限报销出发地到目的地的直接费用，与公出无直接原因发生的费用不予报销。
4、公出宿费标准及伙食补贴按学校有关文件规定执行，宿费收据必须注明住宿天数、标准，否则不予核销。
5、参加各种培训，除文件列明的培训费用标准外，其余一律不予报销。
（四）招待费
按照党风廉政建设的有关规定，严禁公款吃喝，严格控制公费接待。如有发生，承办部门须填报接待申请单，经主管院长审核，报院长审批。
四、审批程序
1、实行预算申请制度。由各承办部门负责，由承办人提出相关事项的预算申请，部门领导初审，主管领导核准，报主要领导审批后，方可到财务履行借款手续（接待、招待事宜亦照此办理）。
2、实行财务审核制度。对数额较大且内容比较复杂的支出项目，综合办负责依据相关规定，进行事前审核。
3、实行规范核销制度。票据核销严格按照财务有关规定执行，应出具正规的税务发票并填写所购用品名称、数量、单价、合计，不应笼统填写办公用品等。经办人、验收人、部门领导签字后，经主管领导审核，报主要领导审批。
4、实行事前申报制度。凡是需要财务支付的一切公务活动，一律实行预算申请制度（个别事项也可电话申请），未经批准的，经费自负。
五、财务监督
建立健全财务公开和监督制度，成立院财务公开、监督领导小组，定期公布财务收支帐目，接受群众监督，并据此随时改进和完善财务工作。
本办法由2009年4月1日起执行，由综合办负责解释。
为了使文件及时传阅、迅速处理，并符合保密规定，有效地发挥文件对工作的指导作用，特制定本办法：
1、凡院收到的文件、简报及各种函件，均由工作人员拆封登记后交主管领导签发。工作人员按签发的阅文范围及时分送各位领导；
2、工作人员对来文要及时登记处理，做到当日文件当日处理；
3、对院领导批示传阅的文件，工作人员要认真按领导批示的传阅范围及时组织传阅。领导批办的事项要及时通知有关部门；
4、各位领导收到文件后应抓紧时间阅批。急文应当日阅批，一般文件应不超过三日阅批，阅后均需在文件单上签字；
5、文件阅后应及时返交工作人员，不要横传（即领导批阅后不要直接转交有关部门），应交由工作人员传件。
6、对传阅的文件工作人员要每周核对一次，及时催办回收；
7、各位领导阅批、签署文件，一律使用碳素笔或钢笔，不得使用油笔或铅笔；
8、加强对有秘级文件的管理。任何人不得将有密级的文件随意带出办公室。工作人员对机密和绝密文件要在文件登记簿上注明并按规定将密级文件单独保管。
为做好科学与工业技术研究院面向全校科研管理，服务广大教职员工，提高工作效率和服务质量，更好地为学校的发展和建设服务，特制定本守则。
- 认真学习马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论和江总书记“三个代表”的重要思想，坚决贯彻和执行党的各项方针、政策。与时俱进，开展各项工作，自觉地维护安定团结大局，发扬“规格严格，功夫到家”的优良办学传统，不断提高理论水平、政策水平、思想水平和工作水平。
- 遵守职业道德，努力钻研本岗位业务知识，不断探索其规律，积极开拓创新，认真做好本职工作，成为本岗位的行家里手。熟知学校科研的基本情况，掌握科研管理基本知识，在工作中独挡一面，努力学习掌握现代化办公的新技术，不断提高管理水平，争创本行业一流。
- 做到高效优质服务，讲究文明礼貌，热情周到地为广大教师服务，同时处理并协调好与同事和各机关部门之间的关系，密切同广大师生员工的联系。
- 工作作风严谨、细致，实施科学化、规范化、有序化的管理程序。做到办事认真，雷厉风行，吃苦耐劳，讲求工作实效，勇于承担责任，尽职尽责，不拖拉，不互相推诿。
- 坚持原则，秉公办事，不以权谋私，不徇私情，严于律已，宽以待人，力争在本岗位上做出较大成绩。
- 自觉地遵纪守法，模范地遵守校纪校规，廉洁自律，不利用职务之便谋私利。发扬艰苦奋斗作风，不讲排场，不摆阔气，不搞特殊化，清正廉洁，树立良好的公仆形象。
- 严格遵守国家保密规定和工作纪律，不该问的不问，不该说的不说，不该看的不看，增强保密观念，力戒自由主义，严防泄密。
- 努力学习现代科学文化知识，积极钻研业务，不断交流经验总结教训，完善各项规章制度，使办公室工作逐步做到制度化、规范化，不断提高办公室整体管理水平和工作水平
服务承诺制
为进一步创造良好的工作环境，为各院系所提供优质服务，依据有关规定，制定本制度。
第一条 以良好的服务设施和实用的服务条件，为各院系营造良好的服务环境；
第二条 以热情耐心的服务态度，为各院系提供满意的答复和办事结果。
第三条 以方便快捷的办事效率，为广大教师解决实际问题。
第四条 以严明的工作纪律，约束全院干部职工的行为，塑造科工院的良好形象；
第五条 以优良的工作作风，推动科工院各项工作上水平。
第六条 以良好的工作成效，满足广大教师的服务需求。
限时办结制
为了进一步转变工作作风，提高办事效率和服务质量，依据有关规定，制定本制度。
第一条 要科学、明确地规定各项工作办理时限，并向广大教师进行承诺；
第二条 要严格遵守所承诺的办理时限；
第三条 对符合规定手续和条件的事项，必须按所承诺的该事项办理时限办结；
第四条 不得无故推诿，无故超越办理时限，造成后果按有关规定处理。
第五条 要以认真负责的工作态度处理各项业务，做到诚信服务。
首问负责制
为进一步提高科工院工作的服务质量，树立良好的单位形象，依据上级有关规定，制定本制度。
第一条 首问责任者
接受广大教师首次询问的工作人员为首问责任者。
第二条 首问所指事项
（一）首次接听的咨询电话；
（二）首次被问及的咨询事项；
（三）首次解答有关科研方面的问题或事项；
（四）首次回答其它方面的咨询、事项等。
第三条 首问责任者的责任和服务标准
（一）应熟悉有关科研管理业务职能；
（二）应掌握有关科研管理相关政策和管理服务内容；
（三）应了解与本院业务相关的情况；
（四）应对一些重要的首问服务事项进行必要的文字登记处理；
（五）应做到热情服务，凡是在本部门能够一次办结的事项，要一次办结，需要解答的要耐心解答；
（六）应认真负责，不得推诿或误导，如有涉及其它部门或单位的事项，应热心帮助联系，与有部门或单位进行对接；
（七）应使用文明办公用语；
（八）应做到两清：回答或解释问题清楚，指引去向清楚；
（九）应做到“三心”：接待咨询者热心，回答问题耐心，解决问题诚心；
（十）应做到“四个一样对待”：生人与熟人一样对待，领导与群众一样对待，机关与基层单位一样对待，内部与外部一样对待。
一次性告知制
第一条 一次性告知制是指服务对象到科工院（或来电话）办事、咨询时，在职责范围内，经办人必须一次性告知其所要办理事项的依据、时限、程序、所需的全部材料或者不予办理理由的制度。
第二条 对服务对象要求办理的事项，在职责范围内，经办人应当场审核其有关手续和材料，对即时办理的事项要即时办理；对手续、材料不齐全或不符合法定形式的，应一次性口头或书面告知其所需补充的手续和材料；申请人按照告知的要求补充后，经办人应当及时予以办理。对不符合规定，无法办理的事项，经办人应告知政策要求，并做好解释工作。
第三条 所办事项涉及多个部门的，或相关手续、材料不清楚，法律法规和规范性文件规定不明确等特殊情况，经办人应尽可能帮助其咨询了解或请示报告，并将结果告知当事人。
第四条 告知过程中要使用文明用语，严禁使用服务忌语
“ＡＢ”角制
第一条 “AB角制”，是指在日常工作中，除主办人（即A角）外，要指定协办人（即B角）的一项制度。当“A角”不在岗时，必须由“B角”接替“A角”的工作。
第二条 “A角”因公、私原因请假1日以上，必须将有关紧急工作移交“B角”处理，保证各项工作按照承诺时限完成。
第三条 “A角”在办公时间内临时外出开会或有其它公务时，对服务对象的来访，不得以经办人不在为由拒绝接待，必须由“B角”按相关程序接待办理。如不能即时办理的，应认真做好记录，负责事后向“A角”作交代，必要时由“A角”主动与服务对象联系，反馈回复意见。
第四条 原则上，经办人对服务对象预约的来访，不能失约。但因紧急公务出现失约情况时，“A角”必须委托“B角”接待，并行使“A角”的职责。
第五条 各部门须确定A、B角岗位责任人员，并根据人事变动随时进行调整。
第六条 违反上述规定，导致服务对象不满意，引起投诉或上访的，对相关责任人予以通报。